Warum wir unser CRM selbst gebaut haben, statt es zu mieten

Die Ausgangslage

Unsere Kundendaten lagen dort, wo sie in vielen Unternehmen liegen: in gewachsenen SharePoint-Listen, in Excel, in Köpfen. Das funktioniert, bis man wissen will, wie lange ein Vorgang wirklich in einer Phase steht. Der klassische Weg wäre gewesen, ein etabliertes CRM zu lizenzieren. Wir haben stattdessen gerechnet.

Mieten ist kein Projekt, sondern eine Dauerlast

Der Unterschied liegt nicht im Preis des ersten Jahres, sondern in der Form der Kosten. Eine Lizenz ist eine Verbindlichkeit ohne Enddatum, die mit jedem neuen Mitarbeitenden und jeder Preisanpassung mitwächst. Eine Eigenentwicklung ist eine einmalige Investition plus überschaubarer Betrieb.

Ein Rechenbeispiel mit offenen Karten, wie es auch dem Rechner auf unserer Launchpad-Seite zugrunde liegt: 50 Nutzer, vier abgelöste SaaS-Werkzeuge zu zusammen 65 Euro pro Nutzer und Monat, macht 39.000 Euro im Jahr. Dagegen 50.000 Euro einmalige Entwicklung und 5.000 Euro Betrieb pro Jahr.

Nach knapp anderthalb Jahren ist die Eigenentwicklung bezahlt. Über fünf Jahre bleiben rund 120.000 Euro übrig, und das bei konstant gehaltenen Lizenzpreisen. Wer die branchenüblichen Steigerungen einrechnet, kommt auf deutlich mehr: Der SaaS Management Index von Zylo weist für 2025 ein Plus von 21,9 Prozent bei den SaaS-Ausgaben je Mitarbeiter aus.

Wie das in einem größeren Fall aussieht, haben wir an einer M&A-Due-Diligence-Anwendung durchgerechnet: Aus sieben Werkzeugen wird eine App.

Software soll sich dem Prozess beugen

Jedes Standard-CRM bringt ein Weltbild mit. Man kauft nicht nur Funktionen, sondern eine Vorstellung davon, wie Vertrieb zu funktionieren hat, und passt die eigene Arbeit daran an. Unser wöchentlicher Sales Call, unsere Budgetplanung in Personentagen, unsere Kampagnenlisten mit frei definierbaren Feldern sind keine Sonderwünsche, sondern unsere Arbeitsweise. Heute bildet das System sie ab.

Die Daten bleiben im Haus

Das CRM läuft vollständig in unserem eigenen Azure-Tenant: Anmeldung über Entra ID, Geheimnisse im Key Vault, Managed Security, DSGVO-Konformität ab Tag eins. Für ein Haus, das mit Kundendaten arbeitet, ist das kein Detail, sondern eine Voraussetzung. Wie dieser Aufbau im Einzelnen aussieht, steht unter Dein Tenant. Deine Kontrollen. Deine Daten.

Der Code gehört uns, und er wird gerade klüger

Kein Lock-in, keine abgekündigte Funktion, keine Preiserhöhung, die man akzeptiert, weil ein Umzug zu teuer wäre. Vor allem aber: Ein gemietetes CRM wird nie intelligenter, als der Anbieter es vorsieht. Unseres schon. Daran arbeiten wir gerade:

• Stammdaten, die sich selbst pflegen, mit Firmendaten aus offiziellen Registern und einer Lückenliste für alles, was fehlt oder veraltet ist.
• Ein Signal, wenn ein Ansprechpartner die Firma oder die Rolle wechselt, samt Vorschlag für den nächsten Schritt.
• Meetings, die sich selbst erfassen: Kalender, Mail und Teams-Transkripte werden zu Aktivitäten, ohne dass jemand abends nachträgt.
• Ein Vorschlag für den nächsten sinnvollen Schritt und eine Abschlusswahrscheinlichkeit, die ihre Treiber erklärt, statt eine Zahl zu behaupten.
• Kampagnen und Outreach, die von selbst laufen: Sequenzen mit mehreren Schritten, Vorlagen mit Personalisierung, Tracking und Reporting. Die Kampagnenverwaltung steht bereits und wird heute manuell geführt.

Dafür gilt eine Regel, die wir uns selbst gegeben haben: Die KI schlägt vor, der Mensch entscheidet. Kein automatischer Versand, keine automatische Überschreibung gepflegter Daten. Genau das ist der Vorteil eines eigenen Systems: Wir bestimmen, wo die Automatisierung aufhört. Dass dabei kein Modell fest verdrahtet ist, ist Teil derselben Logik: Jedes Modell. Kein Lock-in.

Was im Abo nicht enthalten ist

Bemerkenswert ist, was diese Funktionen bei gemieteten Systemen zusätzlich kosten. Kampagnen-Automation, also Serien-Mailings an Listen mit Nurturing und Reporting, ist bei den drei größten Anbietern jeweils ein eigenes Produkt mit eigener Lizenz neben dem CRM. Die Listenpreise reichen vom hohen dreistelligen bis in den vierstelligen Bereich pro Monat.

Entscheidender als die Höhe ist die Abrechnungslogik: Bezahlt wird hier nicht nach Nutzern, sondern nach der Anzahl der Kontakte in der Datenbank. Ein gepflegtes CRM wird damit systematisch teurer als ein vernachlässigtes. Sequenzen für den persönlichen Vertriebs-Outreach sind je nach Anbieter an die oberen Editionen gebunden oder kosten pro Nutzer extra.

Bei einer Eigenentwicklung stellt sich diese Frage nicht. Die Funktion ist Teil des Systems, und die Datenmenge kostet, was Speicher eben kostet.

Wie lange es gedauert hat

Die erste klickbare Version stand nach wenigen Tagen. Danach wurde an 23 Tagen entwickelt, verteilt über zwei Monate, neben dem Tagesgeschäft. Heute: 48 API-Endpunkte, 20 Oberflächen, Pipeline mit Phasenhistorie, Aufgaben, Aktivitäten, Kampagnen, globale Suche, Sales Call Weekly, Benachrichtigungen in Teams. Unsere echten Daten sind migriert, das Altsystem hat ausgedient.

Möglich macht das KI-gestützte Entwicklung, gesteuert von erfahrenen Entwicklern. KI allein erzeugt Software, die beim zweiten Release auseinanderfällt. Entwickler allein brauchen die Zeit, die niemand mehr hat. Die Kombination ist der Unterschied. Weitere Projekte, die so entstanden sind, stehen unter Nicht versprochen, sondern erreicht.

Wann Mieten die bessere Antwort bleibt

Ein eigenes CRM ist kein Wochenendprojekt, auch wenn es dem schon nahekommt. Es braucht eine klare Vorstellung der eigenen Prozesse und jemanden, der Architektur, Sicherheit und Qualität verantwortet. Unterhalb von etwa 50 Nutzern oder wenn nur ein einzelnes Standardwerkzeug ersetzt werden soll, rechnet sich Mieten weiterhin. Diese Rechnung sollte man ehrlich aufmachen, bevor man anfängt.

Wir hätten unser Launchpad Kunden anbieten können, ohne es je selbst einzusetzen. Das schien uns die falsche Reihenfolge.